Eine internationale Begegnung vorbereiten

Ein wichtiger Faktor für das Gelingen des Projekts ist das Leitungsteam. Es ist also wichtig, direkt am Anfang über die Zusammensetzung des Teams und auch die Zusammenarbeit mit dem Partner zu sprechen. Gut ist es, wenn ihr euch vorab untereinander kennenlernt, eure Erfahrungen und Stärken auslotet: Wer kann gut mit Zahlen jonglieren? Wer spricht welche Sprachen? Wer kann schöne Fotos machen? Auf dieser Grundlage könnt ihr entscheiden, wer welche Aufgabe übernimmt.

Diese Bereiche müsst ihr in der Regel bei jeder Vorbereitung einer internationalen Begegnung abdecken:

  • Finanzen: Eine Kalkulation aufstellen, Fördermittel beantragen und einwerben, einen Überblick über Ausgaben und Einnahmen behalten, das Projekt abrechnen.
  • Öffentlichkeitsarbeit: Teilnehmendenwerbung, Kommunikation mit Presse und weiteren externen Interessentinnen und Interessenten.
  • Programmgestaltung: Recherche von Expertinnen und Experten und Einrichtungen, Kommunikation mit diesen.
  • Logistik: Organisation von Unterkunft, Transportmitteln, Verpflegung und sonstigem in enger Abstimmung mit der Programmgestaltung.

Je nach Größe des Teams ist es sinnvoll, einen Koordinator/eine Koordinatorin zu bestimmen. Unser Tipp: Trefft euch regelmäßig und gewährleistet eine enge Abstimmung, seid offen miteinander und sprecht eventuell auftauchende Probleme zeitnah an.

Kommunikationshelfer können auch soziale Medien sein, insbesondere wenn ihr geografisch weiter entfernt voneinander seid. Darüber hinaus kann die Einrichtung einer Plattform, auf der ihr unter anderem untereinander kommunizieren, Dateien hochladen, Aufgaben eintragen könnt, sehr praktisch sein. Die Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch z. B. bietet mit der „Projektwelt“ eine solche kostenfrei in den Sprachen Deutsch, Englisch, Russisch und Ukrainisch an (https://projektwelt.drja.de)

Wenn ihr bereits einen ausländischen Partner habt, könnt ihr natürlich direkt mit den konkreten Vorbereitungen beginnen und das Konzept sowie eure Erwartungen miteinander abstimmen.

Solltet ihr noch keinen Partner haben, gilt es zu überlegen, wen ihr dafür ansprechen wollt. Was ist euch wichtig? Sind es gemeinsame Interessen, ähnliche Aktivitäten in der alltäglichen Arbeit oder wollt ihr eine ganz andere Ausrichtung? Wichtig ist die Frage, aus welchem Land die Partnergruppe stammen soll. Bei der Beantwortung der Fragen hilft es, euren Konzeptentwurf im Auge zu behalten.

Seid ihr euch im Leitungsteam über die Eckpunkte einig, könnt ihr euch mit eurem Anliegen an verschiedene Stellen wenden:

  • Fragt doch mal in eurem Freundes- und Bekanntenkreis oder der Gemeinde. Vielleicht hat die/der eine oder andere durch einen Aufenthalt im Ausland bereits persönliche Kontakte.
  • Im Netz gibt es Partnerbörsen, z. B. vom Koordinierungszentrum Deutsch-Tschechischer Jugendaustausch (Tandem) sowie vom Deutsch-Polnischen (DPJW) und dem Deutsch-Französischen Jugendwerk (DFJW). Hier könnt ihr über eine Suchfunktion gezielt suchen. Daneben veranstalten diese und weitere Akteure der Jugend(-verbands)arbeit regelmäßig Partnerbörsen für ein spezifisches Land oder eine Region. Das Referat für internationale Jugendarbeit in der BDKJ-Bundesstelle unterstützt euch bei der Suche: 0211/46 93 151.

Ziel und Thema

Damit eine Begegnung gelingt, solltet ihr direkt zu Beginn ein (oder mehrere) Ziel(e) festlegen. Ziele können wie folgt formuliert werden:

  • Die Teilnehmenden lernen die Kultur des jeweils anderen Landes kennen.
  • Die Teilnehmenden knüpfen Kontakte und Freundschaften zu jungen Menschen aus dem Partnerland/der Partnerorganisation.
  • Die Teilnehmenden lernen die jeweils andere Sprache.
  • Die Teilnehmenden erfahren mehr über die politische Situation in dem Land.
  • Die Teilnehmenden schaffen ein gemeinsames Produkt.

Hilfreich ist es dann, zu überlegen, wie ihr die Ziele erreichen wollt. An dieser Stelle einigt ihr euch auf das Format der Begegnung und die Methoden, die ihr anwenden wollt.

Nachdem ihr das Ziel festgelegt habt, solltet ihr das Thema der Begegnung daraufhin abstimmen. Die Begegnung an sich ist bereits Teil des interkulturellen Lernens. Ein möglichst konkretes Thema dient als roter Faden, anhand dessen ihr das Programm gestaltet. Stellt euch bei der Auswahl folgende Fragen:

  • Ist das Thema mit unserem Ziel vereinbar?
  • Ist das Thema relevant für Jugendliche und macht es ihnen Lust auf die Begegnung?
  • Mit welchen Methoden und welchen Programmelementen (Workshops, Aktionen, Gespräche, Exkursionen usw.) kann das Ziel erreicht und das Thema unterfüttert werden?
  • Ist das Thema förderfähig? Die Zuschussgeber haben teilweise unterschiedliche thematische Schwerpunkte. Touristische Inhalte sind meist Ausschlusskriterium für eine Förderung.

Format

Bei einer Jugendbegegnung gehen wir meistens automatisch von einer bilateralen Begegnung aus. Das heißt, dass sich Jugendliche aus zwei verschiedenen Ländern treffen. Aber auch multilaterale Maßnahmen, Begegnungen von Jugendlichen zwischen drei oder sogar mehr Ländern, sind möglich. Der Organisationsaufwand ist natürlich entsprechend größer, aber in vielen Fällen ebenso förderfähig.

Neben der klassischen Jugendbegegnung gibt es noch weitere Formate in der Begegnungsarbeit, etwa:

  • den Fachkräfteaustausch: Diese Form des Austauschs hat zum Ziel, einen fachlichen (Erfahrungs-)Austausch zwischen Akteurinnen und Akteuren bzw. Leitungspersonen der Jugendarbeit zu ermöglichen. Er dient zur Kontaktanbahnung und zur Weiterentwicklung von Kooperationen.
  • das Workcamp: Hier steht ein gemeinnütziges Projekt im sozialen, ökologischen oder kulturellen Bereich im Mittelpunkt. Häufig handelt es sich auch um Bau- und/oder Renovierungsvorhaben. Ihr arbeitet 2 bis 4 Wochen gemeinsam in der Gruppe an diesem Projekt.

Steht ein konkretes Thema fest, könnt ihr dazu euer Programm planen. Eine große Herausforderung besteht darin, es ausgewogen zu gestalten. Das Programm sollte reichhaltig sein, sodass Zeit und Chancen der internationalen Begegnung gut genutzt werden. Andererseits darf es die Teilnehmenden auch nicht überfordern. Mit der Erfahrung bekommt ihr schnell ein Gefühl dafür, wie das gut gelingt. Unser Tipp: Plant einfach los. Am besten so, dass ihr selber Lust bekommt, am Programm teilzunehmen.

Bei der Programmgestaltung kann euch helfen, …

  • am Anfang ein intensives Kennenlernen der Gruppen einzuplanen: geeignet sind dafür auch Methoden der Sprachanimation.
  • die Interessen und Fähigkeiten der Teilnehmenden zu berücksichtigen: Es kann hilfreich und notwendig sein, ein Vortreffen der Teilnehmenden zu veranstalten. Dabei könnt ihr nicht nur auf Land und Leute vorbereiten, sondern Erwartungen klären und spezifische Interessen und Wünsche abfragen.
  • über Expertinnen und Experten, Einrichtungen, Materialien, die zum Thema der Begegnung passen könnten, zu recherchieren.
  • den Finanzplan im Blick zu behalten: Sind ÖPNV-Tickets, Honorare, Eintrittskosten usw. berücksichtigt?
  • Puffer-Zeitfenster einzuplanen: Denn es kommen garantiert unvorhergesehene Dinge dazwischen: der Bus steht im Stau; eine Diskussion unter den Teilnehmenden zieht sich hin, weil das Thema so spannend ist; die Teilnehmenden wollen endlich auch mal Souvenirs für die Lieben zu Hause kaufen und, und, und … Zusätzlich ermöglichen Freiräume den jungen Menschen, die vielen Eindrücke zu verarbeiten.
  • abwechslungsreiche Methoden einzusetzen: Zum Beispiel Sprachanimation, Workshops, Diskussionen, Exkursionen, Projektarbeit in Gruppen, Vorträge oder (Rollen-)Spiele. Eurer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.
  • einen Abschiedsabend einzuplanen: Dieser bietet eine gute Gelegenheit, die Produkte der Begegnung zu präsentieren, kulturelle Beiträge (z. B. Tänze) aufzuführen, kleine Geschenke zu verteilen, alle Gesprächspartner und Gesprächspartnerinnen der letzten Woche(n) einzuladen und nicht zuletzt die restlichen Gelder auf den Kopf zu hauen.
  • bei Bedarf das Referat für internationale Jugendarbeit in der BDKJ-Bundesstelle um Rat zu fragen: Tel. 0211/46 93 151.

Unter Logistik verstehen wir alle organisatorisch-technischen Angelegenheiten. Dazu zählen zum Beispiel die Buchung von Unterkünften und Transportmitteln, der Abschluss von Versicherungen für die Teilnehmenden und Visafragen.

Unterkunft

Als Unterkünfte bieten sich je nach Konzept der Begegnung Jugendherbergen, Jugendgästehäuser, Hotels, Gastfamilien, aber auch Zeltplätze und Vereinshäuser für die Unterbringung der Teilnehmenden an.

Wichtig ist in jedem Fall, dass ihr möglichst früh mit der Suche nach geeigneten Unterkünften für die Teilnehmenden beginnt. Vor allem für große Gruppen stellt das oft eine Herausforderung dar, da die Kapazitäten der meisten Häuser oder Jugendherbergen begrenzt sind. Unser Tipp: Fragt, ob ihr die Übernachtungsplätze zunächst unverbindlich reservieren könnt, bis die genaue Zahl der Teilnehmenden feststeht. So müsst ihr mit der Anfrage nicht bis zum Anmeldeschluss warten bzw. den Anmeldeschluss nicht nach vorne ziehen.

Eine Unterbringung in Gastfamilien eignet sich besonders gut, um Land und Leute kennenzulernen (und natürlich um Geld zu sparen). Diese Möglichkeit ist von Land zu Land unterschiedlich. Manchmal fehlt der Platz, manchmal haben die potenziellen Gastgeber zu hohe Bedenken, manchmal ist es einfach nicht üblich, Fremde bei sich übernachten zu lassen. Auch hier ist es wichtig, früh mit der Suche nach Gastfamilien zu beginnen, möglichen Vorbehalten durch Transparenz und Informationen entgegenzuwirken und ehemalige Teilnehmende mit einzubeziehen.

Transportmittel

Aus ökologischen Gründen entscheidet ihr euch am besten für die Bahn als Transportmittel. Das bietet sich aber nicht immer an. Egal, welches Mittel ihr nutzt, oft müsst ihr bei der Buchung die Daten der Teilnehmenden, wie Name (gemäß Reisepass), Geburtsdatum, manchmal auch die Passnummer angeben. Ihr solltet vorher genau recherchieren, welche Daten ihr braucht und diese dann gesammelt abfragen.

Versicherungen

Wir empfehlen euch, für die Teilnehmenden eine Kranken-, Unfall- und Haftpflichtversicherung abzuschließen, um abgesichert zu sein, falls während der Begegnung ein Unglück passiert. Dafür bietet beispielsweise das Jugendhaus Düsseldorf Versicherungspakete an, die ihr für die ganze Gruppe abschließen könnt. Ob sich eine Reiserücktrittversicherung lohnt, ist Abwägungssache.

Visum

Eine Auslandskrankenversicherung ist oft auch verpflichtend in den Fällen, in denen ein Visum beantragt werden muss. Erkundigt euch rechtzeitig über die Einreisebestimmungen eures Gastlandes. So fordern beispielsweise die meisten Länder bei der Visa-Beantragung eine offizielle Einladung der gastgebenden Organisation. Wichtig ist zudem oft die Gültigkeit des Reisepasses, die bei Einreise in manche Länder weit über das Ausreisedatum hinaus bestehen muss. Zusammenfassende Informationen nach Ländern bietet die Webseite des Auswärtigen Amts (www.auswaertiges-amt.de).

Entscheidend ist die sprachliche Verständigung mit dem Partner und den Teilnehmenden. Unser Tipp: Verständigt euch direkt zu Beginn über folgende Fragen:

  • Welche Sprache(n) sprechen wir und unser Partner?
  • Welche sprachlichen Anforderungen stellen wir an die Teilnehmenden?
  • Brauchen wir für bestimmte Programmpunkte eine/-n Sprachmittler/-in?

Je mehr Leute von eurer Begegnung erfahren, desto besser. Eine gute Öffentlichkeitsarbeit erhöht einerseits die Chance auf möglichst viele Teilnehmende (auch bei zukünftigen Begegnungen). Andererseits erfahren so mehr Menschen von internationaler Jugendarbeit, ihren Chancen und den Nutzen für die individuelle Persönlichkeitsentwicklung von Jugendlichen, für die Gesellschaft und die Verständigung zwischen den Völkern Europas und weltweit. Schließlich erfreuen sich Teilnehmende, ihre Freunde und Familie und nicht zuletzt die Zuschussgeber an den Fotos und Berichten der Begegnung.

Teilnehmendengewinnung

Um Teilnehmende für euer Projekt zu gewinnen, solltet ihr ‑ je nach Zielgruppe ‑ eure Ausschreibung möglichst weit und frühzeitig streuen. Fangt beim Newsletter oder dem Aushang am Schwarzen Brett eures Verbandes oder eurer Gemeinde an. Unterschätzt auch nicht die Mund-zu-Mund-Propaganda durch ehemalige Teilnehmende. Wenn es also nicht eure erste Begegnung ist, bezieht Ehemalige in die Teilnehmendensuche mit ein.

Habt ihr in eurem inneren Kreis nicht ausreichend Teilnehmende gefunden, lohnt es sich, die Ausschreibung über eure Social Media Kanäle, Homepage, Flyer und weitere Kanäle zu streuen. Es gibt E-Mail-Verteiler, die auf einzelne Regionen spezialisiert sind, außerdem die Kreis- oder Stadtjugendringe und weitere Einrichtungen, die eure Ausschreibung gerne veröffentlichen. Fragen lohnt sich.

Öffentlichkeitsarbeit

Lokale Medien nehmen in der Regel gerne Informationen zu eurer Jugendbegegnung entgegen. Am besten verschickt ihr etwa ein bis zwei Wochen vor der Begegnung eine Pressemitteilung mit den wichtigsten (und spannendsten) Informationen an die relevanten Redaktionen. Es kann sich auch lohnen, eine Medienvertreterin oder einen Medienvertreter zu einem bestimmten Programmpunkt einzuladen, wenn ihr z. B. eine Präsentation plant oder eine Diskussion, bei der eine Journalistin oder ein Journalist auf dem Panel sitzen könnte.

Um euer Projekt der breiten Öffentlichkeit bekannt zu machen, könnt ihr außerdem Fotos und kurze Infos über eure eigenen Social Media Kanäle, Homepages, Newsletter etc. streuen. Auch im Nachgang der Begegnung könnt ihr eine Pressemitteilung verfassen. Hierbei zählen dann die Zusammenfassung der Highlights der Begegnung und gute Fotos.

Vergesst nicht, auf allen Veröffentlichungen die Zuschussgeber zu erwähnen.