Wenn du wissen möchtest, wie du einen Antrag stellst, klicke hier: Wie stelle ich einen Antrag ? 

Dort findest du auch die aktuellen DPJW Förderrichtlinien sowie die Fördersätze.

• Die Antragstellung erfolgt ausschließlich über das OASE-Portal. Beim Einstieg hilft der folgende kurze Film.
• Das DPJW bewilligt dem Gastgeber einen Zuschuss zu den Programmkosten für beide Gruppen und dem Gast einen Zuschuss zu den Reisekosten der Gastgruppe. Unsere Zuschüsse für Ihr Projekt erhalten Sie in Form von Fördersätzen. Informationen zur Förderung von Teilnehmenden aus einem dritten Land finden Sie im Menüpunkt „Trilaterale Projekte“.
• Die Projektpartner sollten den Antrag gemeinsam einreichen (siehe unten).
• Innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags müssen die Unterschriften beider Partner (Bestätigung im Antrag) vorliegen (mehr dazu im Punkt „Bestätigung des Gastgebers und des Gastes im Antrag – Unterschriften im Antrag“). Gehen die Unter­schriften später ein, wird der Antrag aus formalen Gründen abgelehnt.

Gemeinsamer Antrag

Wir empfehlen, dass beide Partner einen gemeinsamen Antrag über das OASE-Portal einreichen (d. h. im selben Antrag sind die Kontaktdaten beider Partner und die Finanz­pläne sowohl des Gastgebers als auch des Gastes ausgefüllt). In diesem Fall sind die vorläufige OASE-Antragsnummer und das automatisch generierte Dokument „Zusammenfassung der Antragsdaten“ für beide Partner identisch.

Getrennte Anträge

Jeder Partner kann auch einen eigenen Antrag über das OASE-Portal einreichen. In diesem Fall füllt jeder Partner nur den eigenen Finanzplan aus und gibt ausschließlich die Kontaktdaten des Partners im anderen Land (ohne Finanzdaten) an. Wenn die Partner ihre Anträge getrennt und zu unter­schiedlichen Zeiten einreichen, erhält jeder eine unterschiedliche vorläufige OASE-Antragsnummer sowie jeweils ein unter­schied­liches, automatisch generiertes Dokument „Zusammenfassung der Antragsdaten“. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass jede-/r Antragstellende ihren bzw. seinen Antrag, der die beantragte Förderung und die Bankverbindung enthält, den Antrag des Partners unterschreibt.

HINWEIS: Reichen die Partner ihre Anträge getrennt und zu unterschiedlichen Zeiten ein, ist es möglich, dass eine Seite eine Förderung für das Projekt erhält, da der Antrag fristgerecht eingereicht wurde, während die andere Seite keine Förderung erhält, weil die Frist nicht eingehalten wurde oder die finanziellen Mittel erschöpft sind.

Wenn du wissen möchtest, wie du einen Antrag abrechnest, klicke hier: Wie rechne ich einen Antrag ab?

Abrechnung und Fristen

Ihre Unterlagen zur Abrechnung reichen Sie bitte innerhalb von 4 Wochen nach Projektende über das Onlineportal OASE ein.

Abrechnungsunterlagen

In der Regel handelt es sich um folgende Unterlagen:

Dokumente als Teil der OASE-Abrechnung

• aussagekräftiger Sachbericht über den Projektverlauf;
• durchgeführtes Programm;
• Aufstellung aller nachweisbaren Ausgaben sowie detaillierte Aufstellung aller Einnahmen unter Angabe der jeweiligen Quelle (Eigenmittel, Teilnehmendenbeiträge, Drittmittel sowie erwartete DPJW-Förderung).

Eingescannte Dateien die im OASE-Portal hochgeladen werden müssen

• Sammelliste der Projektteilnehmenden (siehe den Punkt „Individuelle Teilnahme­bestätigungen und Sammelliste der Projektteilnehmenden“);
• Rechnung(-en) für die außerfamiliäre Unterkunft der Jugendlichen und/oder Betreuer/-innen (falls zutreffend); Bei Privatunterbringung reichen sie bitte das "JHD Beleg Privatunterbringung" Formular ein.
• Quittung der Sprachmittlerin/ des Sprachmittlers über den Erhalt des Honorars oder der entsprechende Vertrag mit Zahlungsbeleg (falls zutreffend); Hier können sie auch das "JHD Beleg Honorarquittung" einreichen.
• Beleg(-e) über die tatsächlichen Reisekosten zum/vom Ort des Projekts (falls zutref­fend); Bei Reisekosten mit dem eigenen PKW reichen sie bitte das "JHD Beleg Fahrtkosten" Formular ein.
• unterzeichnetes Dokument „Zusammenfassung der Abrechnungsdaten“.
  (Dieses Dokument erhalten Sie per E-Mail als PDF-Datei, nachdem Sie Ihr Projekt über das Online-Portal OASE abgerechnet haben.)

Unterlagen sammeln, aufbewahren und einreichen

Sammeln Sie alle Unterlagen (individuelle Teilnahmebestätigungen, Sammellisten der Projektteilnehmenden, Rechnungen und sonstige Belege) und bewahren Sie diese mindestens fünf Jahre (bis Ende des Kalenderjahres) auf. Wir haben in der Zeit das Recht, das gesamte Projekt zu überprüfen.

Reichen Sie mit der Abrechnung nur die Unterlagen als Scan ein, die wir explizit anfordern.

Individuelle Teilnahmebestätigungen und Sammelliste der Projektteilnehmenden

• Bitte beachten Sie, dass alle Projekteilnehmenden (auch Betreuer/-innen und Sprachmittler/-innen) die „Teilnahmebestätigung“ ausfüllen und unterschreiben (bei Minderjährigen unter 18 Jahren ist die Unterschrift der Erziehungsberechtigten erforderlich).
• Auf Grundlage der ausgefüllten und unterschriebenen „Teilnahme­bestätigungen“ erstellen die Projekt­verantwortlichen eine „Sammelliste der Projekt­teilnehmenden“ unter Angabe des Verwahrungs­ortes der originalen „Teilnahmebestätigungen“.
• Die polnischen und deutschen Betreuer/-innen bestätigen die Angaben in der „Sammel­liste der Projekt­teilnehmenden“ durch ihre Unterschriften und fügen diese Liste den Abrechnungs­unterlagen bei.
• Die endgültige Höhe der Förderung wird anhand der Sammellisten berechnet. Wir bitten Sie, die Formulare des DPJW zu benutzen und darauf zu achten, dass sie sorgfältig und vollständig ausgefüllt werden. Unabdingbar sind die Angaben zum Alter der Teil­nehmen­den und zu den Tagen, die eine Person am Projekt teilgenommen hat (z. B. verkürzte Anwesenheit infolge von Krankheit oder verspäteter Anreise/ früherer Abreise).
• Die Sammellisten vereinfachen den Verwendungsnachweis, da Sie in der Regel nicht die vollständigen Belege vorlegen müssen. Die Aufbewahrungsfrist für die Abrechnungs­unterlagen einschließlich der Sammellisten beträgt fünf Jahre und entspricht dem in den DPJW-Richtlinien formulierten Prüfungsrecht. Bitte beachten Sie, dass das Fälschen der Sammellisten zum Entzug der Förderung führt und strafrecht­liche Konsequenzen nach sich ziehen kann.